Seurakunnan hallintoa ja toimintaa hoitavat seurakunnanvaltuusto, seurakunnanneuvosto, lautakunnat, toimikunnat, kappelineuvosto sekä kirkkoherra ja seurakunnan muut työntekijät (Ortodoksisen kirkon kirkkojärjestys (KJ) 12.12.2006/174, 75 §).   

 Jokaisen seurakunnan esimiehenä on kirkkoherra (Laki ortodoksisesta kirkosta (OrtL) 10.10.2006/985, 61 §). Kirkkoherra johtaa seurakunnan hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa lain, kirkkojärjestyksen ja seurakunnan toimielinten päätösten mukaan.

Seurakunnanvaltuusto ja -neuvosto

Valtuusto on seurakunnan ylin päättävä elin. Valtuuston jäseniä ovat kirkkoherra ja neljäksi kalenterivuodeksi valitut jäsenet. Jäsenet valitaan salaisella vaalilla.

Seurakunnanvaltuustossa on jäseniä vähintään yhdeksän ja enintään 21. Jäsenten lukumäärä määräytyy seurakunnan jäsenmäärän mukaan.

Seurakunnassa, jonka jäsenmäärä on 1 500 tai vähemmän, seurakunnanvaltuustoon valitaan 9 jäsentä; 12 jäsentä, jos seurakunnan jäsenmäärä on yli 1 500, mutta enintään 2 500; 15 jäsentä, jos seurakunnan jäsenmäärä on yli 2 500, mutta enintään 5 000; ja 21 jäsentä, jos seurakunnan jäsenmäärä on yli 5 000 (KJ 81 §).

Seurakunnanneuvoston on laadittava seurakunnanvaltuustolle vuosikertomus ja tilinpäätös seurakunnan talouden hoidosta kunkin kalenterivuoden päätyttyä viimeistään 31. maaliskuuta (KJ 114 §). Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä päättää seurakunnanvaltuusto.

Vuosikertomuksen laadinta on uusi kirkkojärjestykseen kirjattu vaatimus. Se tuli voimaan vuoden 2010 alussa. Vuosikertomuksen hyväksyy valtuusto.

Tilintarkastajien on jätettävä tilintarkastuskertomuksensa seurakunnanvaltuustolle viimeistään 30. huhtikuuta (KJ 119 §).

Seurakunnanvaltuusto kokoontuu viimeistään 31. toukokuuta päättämään vuosikertomuksen sekä tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä.

Hallintomenettely ortodoksisessa kirkossa

Hallintolain tarkoituksena on toteuttaa ja edistää hyvää hallintoa sekä oikeusturvaa hallintoasioissa sekä edistää hallinnon palvelujen laatua ja tuloksellisuutta.

Hallintoasian käsittelyssä noudatettavasta menettelystä on perussäännös perustuslaissa (Suomen perustuslaki (PL) 11.6.1999/731, 21 §). Sen mukaan kansalaisella on oikeus saada asiansa käsitellyksi viranomaisessa asianmukaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä. Hyvän hallinnon periaatteet on perustuslain mukaan turvattava lailla.

Hallinnon oikeusperiaatteet on kirjattu hallintolakiin (Hallintolaki (HL) 6.6.2003/434, 6 §). Sen mukaan viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti sekä käytettävä toimivaltaansa yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin.

Viranomaisen toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Niiden on suojattava oikeusjärjestyksen perusteella oikeutettuja odotuksia.

Palveluperiaate ja palvelun asianmukaisuus

Ortodoksisen kirkon seurakunta on hengellinen ja samalla julkisoikeudellinen yhteisö, jonka asemasta säädetään valtiollisella lailla.

Asiointi ja asian käsittely viranomaisessa on pyrittävä järjestämään siten, että hallinnossa asioiva saa asianmukaisesti hallinnon palveluita ja viranomainen voi suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti (HL 8 §).

Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä (HL 9 §).

Lakiin Suomen ortodoksisesta kirkosta (OrtL 87–97 §) on koottu keskeisimmät hallintomenettelyä koskevat säännökset, jotka tulevat perustuslain ja hallintolain säännösten ohella sovellettavaksi ortodoksisen kirkon, seurakunnan ja luostarin viranomaisen hallintomenettelyssä.

Lakiin ortodoksisesta kirkosta on otettu säännöksiä vain sellaisista asioista, joissa on tarvetta joiltakin osalta säätää hallintolaista poikkeavasti tai täydentää hallintolain sääntelyä.

Esteellisyys

Esteellisyydellä tarkoitetaan sellaista sidonnaisuutta asiaan tai asianosaisiin, joka saattaa vaarantaa henkilön puolueettomuuden. Esteellisyys arvioidaan aina tapauskohtaisesti eli esteellisyystilannetta ei voi syntyä pelkästään yleisen sidonnaisuuden perusteella.

Suomen ortodoksisesta kirkosta annettuun lakiin esteellisyyssäännökset on osittain kytketty hallintolain esteellisyyssäännöksiin.

Seurakunnanvaltuuston jäsen on esteellinen osallistumaan sellaisen asian käsittelyyn, joka koskee henkilökohtaisesti häntä tai hänen hallintolaissa (HL 28 §) tarkoitettua läheistään (OrtL 87 §).

Kirkon ja seurakunnan muiden luottamushenkilöiden ja työntekijöiden esteellisyydestä on pääsääntöisesti voimassa hallintolain esteellisyyssäännös (HL 28 §). Se sisältää kuusi esteellisyysperustetta sekä niitä täydentävän yleislausekkeen, jonka mukaan virkamies tai luottamushenkilö on esteellinen, jos luottamus hänen puolettomuuteensa muusta erityisestä syystä vaarantuu.

Hallintolain mukaan esteellinen henkilö ei saa osallistua asian käsittelyyn eikä olla läsnä kun asiaa käsitellään. Käsittely on ymmärrettävä laajasti, sillä tarkoitetaan myös ratkaisuun välittömästi liittyvää valmistelua ja esittelyä.

Oikaisuvaatimus päätöksestä

Kirkon, seurakunnan ja luostarin viranomaisen hallintoasiassa tekemään päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen kirkollishallitukselle.

Sillä perusteella, että päätös ei ole tarkoituksenmukainen, oikaisuvaatimuksen saa tehdä vain seurakunnanvaltuuston ja luostarin johtokunnan kirkollishallitukselle alistettavasta päätöksestä (OrtL 99 §).

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista eli esimerkiksi seurakunnanvaltuuston pöytäkirjan nähtäville asettamisesta seurakunnan ilmoitustaululle.

Julkisuuslain soveltaminen

Seurakunnan kuten myös koko kirkon ja luostareiden hallinnossa sovelletaan julkisuuslakia (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621).

Julkisista asiakirjoista on annettava pyynnöstä otteita ja jäljennöksiä. Pyynnön perustetta seurakunnalla ei ole oikeus kysyä silloin kun kyse kaikille julkisesta asiakirjasta. Asiakirja voi olla myös julkinen ainoastaan sille henkilölle, jota se koskee.

Seurakunta ei hallintotoimessaan voi ilman julkisuuslakiin sisältyvää säännöstä päättää, että jokin asiakirja tai päätös on salassa pidettävä.

Päätösten tiedoksianto

Julkishallinnossa tehdyt päätökset on hallintolain mukaan annettava tiedoksi asianosaisille. Asianosainen on se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa. Asianosainen voi olla fyysinen henkilö tai oikeushenkilö, kuten kunta tai yhdistys.

Jos päätöstä ei anneta asianmukaisesti tiedoksi, sillä ei ole tarkoitettuja oikeusvaikutuksia ja esimerkiksi muutoksenhakuaika alkaa kulua päätöksen tiedoksisaamisesta.

Seurakunnan toimielinten pöytäkirjat ja muut asiakirjat annetaan tiedoksi seurakunnan jäsenille asettamalla ne yleisesti nähtäväksi seurakunnan ilmoitustaululle niin kuin siitä on ennakolta ilmoitettu.

Seurakunnanvaltuuston, neuvoston ja lautakuntien pöytäkirjassa on oltava oma kohtansa lopussa, jossa kerrotaan mistä päivästä lukien tarkistettu pöytäkirja on nähtävillä ilmoitustaululla.

Hyvää hallintoa on laittaa myös ilmoitustaululle merkintä siitä, milloin seurakunnan keskeiset toimielimet kokoontuvat ja milloin niiden kokouspöytäkirjat ovat nähtävillä.

Seurakunnanvaltuuston vaalit

Seurakunnassa toimitettavat yleiset vaalit ovat seurakunnanvaltuuston ja kirkkoherran vaali. Vaalit on verrattavissa muihin yleisiin vaaleihin, esimerkiksi valtiolliset ja kunnalliset vaalit. Seurakunnan vaaleihin on jokaisella seurakunnan jäsenellä oikeus osallistua.

Valtuustovaalit toimitetaan seuraavan kerran marraskuussa 2011. Vaalit aloitetaan 6.11 eli marraskuun ensimmäisenä sunnuntaina ja päätetään viimeistään marraskuun kolmantena sunnuntaina (KJ 82 §).

Seurakunnanneuvosto laatii valtuuston vaalia varten viimeistään 15.9.2011 äänioikeutettujen luettelon (KJ 73 §).

Vaalilautakunta

Vaalilautakunta vastaa kaikesta seurakunnanvaltuustovaalin toimittamiseen liittyvästä lukuun ottamatta vaalialueiden lukumäärää koskevaa päätöstä, jonka tekee valtuusto, sekä viimeistään 15.9.2011 neuvostossa tehtävää päätöstä äänivaltaisten luettelosta (OrtL 54 §, KJ 82 §).

Vaalilautakuntaan kuuluu seurakunnan kirkkoherra, joka toimii lautakunnan puheenjohtajana sekä kolme muuta jäsentä, joiden tulee olla vaalikelpoisia seurakunnan luottamustoimeen. Jos on tarpeen, seurakunnanvaltuuston tulee täydentää vaalilautakuntaa ensi tilassa. Vaalilautakunnan toimikausi jatkuu siihen asti kun uusi on valittu.

Lain mukaan vaalilautakunta vahvistaa seurakunnanvaltuuston jäsenten vaalia varten äänioikeutettujen luettelon sekä toimittaa ja vahvistaa seurakunnanvaltuuston jäsenten vaalin (OrtL 50 §).

Vaalilautakunnan on tarkistettava äänioikeutettujen luettelo ennen sen vahvistamista. Tarkistuksen yhteydessä vaalilautakunnan on ratkaistava vaatimukset luettelon korjaamisesta sekä tehtävä luetteloon ratkaisujen edellyttämät korjaukset. Kun luettelo on vahvistettu, sitä koskeva päätös oikaisuvaatimusohjeineen asetetaan nähtäville seurakunnan ilmoitustaululle. Muutoin oikaisuvaatimusaika ei ala kulua.

Vahvistamisen jälkeen luetteloon ei saa tehdä muita muutoksia kuin ne, jotka aiheutuvat oikaisuvaatimuksiin tai valituksiin annetuista päätöksistä (KJ 73 §).

Vaalilautakunnan tehtävänä on huolehtia äänestysjärjestelyistä, kuten tarpeellisista tiloista äänestyspaikalla, välineistä ja riittävästä määrästä äänestyslippuja. Äänestyspaikalla tulee olla nähtävänä ehdokasluettelo ja kirjalliset ohjeet äänestämisestä.

Vaalileimana käytetään seurakunnan leimaa (KJ 84 §).

Vaalilautakunnan on määrättävä jokaiselle äänestyspaikalle vaalitoimitsijat. Vaalitoimitsijan on tarvittaessa selvitettävä äänestäjille vaalitapa, tarkistettava äänestäjän äänioikeus ja tehtävä äänioikeutettujen luetteloon merkintä äänestyksestä.

Äänioikeus

Seurakunnanvaltuuston vaalissa kaikilla 18 vuotta täyttäneillä seurakunnan jäsenillä on yhtäläinen äänioikeus. Valtuuston vaalissa äänestävän on oltava 18 vuotta täyttänyt viimeistään ensimmäisenä vaalipäivänä eli vuoden 2011 vaalissa viimeistään 6.11.2011.

Äänioikeutta käytetään vuoden 2011 seurakunnanvaltuuston vaalissa siinä seurakunnassa, jossa äänioikeutettu on merkitty seurakunnan jäseneksi viimeistään 31.8.2011.

Ortodoksisen kirkkoon jäseneksi mirhallavoitelun kautta otettu tulee seurakunnan jäseneksi vasta kun tieto kirkkoon liittämisestä on merkitty jäsenrekisteriin. Jotta kaikki pääsevät äänestämään, on pidettävä huolta tietojen välittymisestä Kuopiossa ylläpidettävään keskusrekisteriin ensi tilassa, kun mirhallavoitelu on tehty.

Jos seurakunta jakaantuu useampaan vaalialueeseen, äänioikeutta käytetään sillä vaalialueella, jonka alueella äänioikeutetulla on kotikunta 31.8.2011.

Kirkon jäsen on sen seurakunnan jäsen, jonka alueella hänellä on kotikuntalaissa (201/1994) tarkoitettu kotikunta ja siellä oleva asuinpaikka (OrtL 45 § ja 48 §).

Äänioikeutettujen luettelo

Äänioikeutettujen luettelon laatii seurakunnanneuvosto. Luettelo on laadittava kuluvan vuoden seurakunnanvaltuustovaalia varten viimeistään 15.9.2011.

Äänioikeutettujen luetteloon on merkittävä äänioikeutetut seurakunnan jäsenet, heidän kotikuntalain mukainen kotikuntansa, osoitteensa sekä syntymäaikansa (KJ 73 §).

Ortodoksisen kirkon keskusrekisteri lähettää äänioikeutettujen luettelot seurakuntiin 31.8.2011 tilanteen pohjalta niin pian kuin mahdollista. Luettelo on seurakunnassa viimeistään tiistaina 13.9.2011.

Äänioikeutettujen luettelon nähtävillä pidosta on kuulutettava ja sitä koskevassa kuulutuksessa on mainittava äänioikeutettujen luettelon nähtävilläolon aika ja paikka, miten luetteloon voidaan esittää korjausvaatimuksia, sekä milloin vaalilautakunta kokoontuu vahvistamaan äänioikeutettujen luettelon (KJ 73 §).

Kuulutus on luettava kirkossa ja pantava seurakunnan ilmoitustaululle viimeistään seitsemän päivää ennen nähtävillä pitoajan alkua ja pidettävä siinä nähtävillä pitoajan päättymiseen asti.

Kuulutus on julkaistava seurakunnan lehdessä tai muussa lehdessä viimeistään viisi päivää ennen nähtävillä pitoajan alkua (KJ 73 §). Kuulutus on syytä julkaista lehdessä jo ennen kesälomakautta. Kuulutuksen lukeminen kirkossa ajoittuu luonnollisesti lähemmäksi äänioikeutettujen luettelon nähtävilläpitoa. Kuulutus voidaan hyvin lukea esimerkiksi kahtena sunnuntaina ja seurakunnan pääkirkon lisäksi myös muissa kirkoissa.

Äänioikeutettujen luettelo on pidettävä nähtävänä seitsemän päivän ajan ennen luettelon vahvistamista. Vaatimus äänioikeutettujen luettelon korjaamisesta on jätettävä kirjallisesti kirkkoherranvirastoon viimeistään luettelon nähtävilläpitoajan päättymisen jälkeisenä toisena arkipäivänä (KJ 73 §).

Vaalikelpoisuus

Vaalikelpoinen seurakunnan luottamustoimeen on ortodoksisesta kristillisestä vakaumuksesta tunnettu äänioikeutettu seurakunnan jäsen, joka ei ole vajaavaltainen.

Vaalikelpoinen seurakunnanvaltuuston jäseneksi ei kuitenkaan ole kyseisen seurakunnan päätoiminen työntekijä. Päätoimisena pidetään työsuhdetta, jos työaika on vähintään puolet kokoaikaisen työntekijän työajasta (OrtL 50 § ja 49 §).

Ehdokasasettelu

Ehdokasasettelua koskevat asiakirjat on toimitettava kirkkoherranvirastoon viimeistään 45 päivää ennen vaalitoimituksen alkua eli vuoden 2011 vaalissa viimeistään torstaina 22.9. (KJ 82 §).

Kahdella seurakunnan äänioikeutetulla jäsenellä on oikeus asettaa vaalialueellaan ehdokkaita seurakunnanvaltuustoon. Esitys on tehtävä kirjallisesti, ja kussakin esityksessä
voidaan esittää enintään niin monta ehdokasta kuin kyseiseltä vaalialueelta valitaan valtuustoon jäseniä (OrtL 54 §).

Kussakin ehdotuksessa esitettävien henkilöiden tulee olla samalta vaalialueelta.

Ehdokasluettelon laatii vaalilautakunta. Ehdokkaat on numeroitava juoksevassa numerojärjestyksessä alkaen numerosta 2.  Vaalilautakunta päättää vaalitoimituksen ajan, paikan ja vaalin tuloksen julkaisemisen ajankohdan (KJ 82 §).

Ehdokasluettelo sekä ilmoitus äänestyspaikoista, äänestysajoista, vaalitavasta ja siitä milloin vaalin tulos julkaistaan, on asetettava nähtäväksi viimeistään 30 päivää ennen vaalitoimituksen alkamista eli vuoden 2011 vaaleissa viimeistään keskiviikkona 5.10.

Vaalien aikataulu

Seurakunnanvaltuuston vaali aloitetaan marraskuun ensimmäisenä sunnuntaina eli
kuluvan vuoden vaalissa 6.11.2011. Vaali päätetään viimeistään marraskuun kolmantena sunnuntaina eli 20.11.2011.

Jos erityisiä syitä ei ole, vaalin toimittamista ei kannata venyttää kolmeksi viikoksi, vaan viikko on riittävä aika. Vaalitoimitus voi luontevasti alkaa ja päättyä seurakunnan pääkirkossa, elleivät käytännön järjestelyt muuta edellytä (KJ 82 §).

Seurakunnanvaltuusto voi päättää seurakunnan jakamisesta useampaan vaalialueeseen siten, että seurakunnan eri alueet tulevat suhteellisesti edustetuiksi. Jos seurakunnan jäsenmäärä on yli 5 000, seurakunta on jaettava vaalialueisiin (OrtL 54 §).

Kuntaa ei voida jakaa kahteen eri vaalialueeseen, toisin sanoen vaalialueeseen kuuluu yksi tai useampia kokonaisia kuntia.

Kultakin vaalialueelta valittavien jäsenten lukumäärä on asetettava nähtäväksi viimeistään 90 päivää ennen vaalitoimituksen alkamista eli tänä vuonna viimeistään 5.8.

Päätös seurakunnan vaalialueiden lukumäärästä on syytä tehdä myös siinä tapauksessa, että seurakunta muodostaa yhden vaalialueen. Vaalialueiden lukumäärä on vaalikohtainen päätös.

Vaaliaikataulua suunniteltaessa on syytä muistaa vaaleja koskevat lehti-ilmoitukset. Kirkkojärjestyksen (82 §) vaatimukset täyttyvät, kun tiedot asetetaan nähtäville seurakunnan ilmoitustaululle. Tämän lisäksi on syytä kertoa samat asiat seurakunnan lehdessä.

Seurakunnanvaltuustovaaleja varten tarvitaan kaksi ilmoitusta, joista ensimmäinen ennen lomakautta ja toinen syksyllä. Ensimmäinen ilmoitus sisältää tiedot vaalin ajankohdasta ja vaalialueiden lukumäärästä sekä ehdokkaiden asettamismenettelystä. Toisessa ilmoituksessa ovat ehdokasluettelo sekä äänestämiseen liittyvät käytännön asiat.

Kirkkojärjestyksen määräajat (”viimeistään 90 päivää ennen vaalitoimituksen alkua” tai ”viimeistään 30 päivää ennen vaalitoimituksen alkua”) koskevat nähtävillepanoa seurakunnan ilmoitustaululla, ei ilmoituksia seurakunnan ilmoituslehdessä.

On tärkeää suunnitella seurakunnan lehden aikataulu niin, että se on sopusoinnussa vaaliaikataulun kanssa.

Äänestäminen

Jokainen äänioikeutettu voi äänestää enintään niin monta vaalialueensa ehdokasta kuin kyseiseltä vaalialueelta valitaan valtuustoon jäseniä. Valituksi tulee niin monta eniten ääniä saanutta kuin kyseiseltä vaalialueelta valitaan valtuustoon jäseniä (OrtL 54 §).

Äänestäjän tulee äänestää vaalipaikalla. Ennakkoon äänestäminen, postiäänestys tai sähköinen äänestys ei ole vielä mahdollisia seurakunnanvaltuuston vaalissa.

Äänestäjän on tehtävä merkintänsä äänestyslippuun siten, että vaalisalaisuus säilyy. Äänestäjän on annettava äänestyslippu taitettuna vaalitoimitsijalle leimattavaksi ja sen jälkeen lippu on laitettava vaaliuurnaan (KJ 84 §).

Vaaliavustajan käyttö on sallittu. Vaalissa ehdokkaana oleva ei kuitenkaan voi toimia avustajana. Jos äänestäjä sitä pyytää, vaalitoimitsijan on avustettava häntä merkinnän tekemisessä äänestyslippuun. Vaalitoimitsija ja muu avustaja on velvollinen tunnollisesti täyttämään äänestäjän tahdon ilmaukset sekä pitämään salassa äänestämisen yhteydessä saamansa tiedot (KJ 84 §).

Vaalitoimitsijalla on oikeus poistaa varoituksen jälkeen äänestyspaikalta henkilö, joka häiritsee vaalitoimitusta. Vaalitoimitsijalla on myös oikeus keskeyttää vaalitoimitus, jos järjestyksenpito sitä vaatii (KJ 84 §).

Vaalitoimituksesta on pidettävä pöytäkirjaa, johon merkitään toimituksen kulku. Vaalitoimitsijat allekirjoittavat pöytäkirjan.

Äänestyslipun mitättömyys

Äänestyslippu on mitätön muun muassa, jos äänestyslippuun on merkitty äänestäjän nimi tai siihen on tehty äänestäjää tai ehdokasta koskeva tai muu asiaton merkintä tai äänestyslippua ei ole leimattu (KJ 33 § ja 85 §).

Jos ehdokasta ei ole merkitty äänestyslipun osoittamalla tavalla tai jos merkinnästä ei selvästi ilmene ketä ehdokasta se tarkoittaa, äänestyslippu on siltä osin mitätön.

Jos äänestyslippuun on merkitty sellainen ehdokas, joka ei ole vaalikelpoinen tai jota ei ole asetettu ehdokkaaksi, äänestyslippu on siltä osin mitätön. Jos äänestyslipussa on tämän jälkeenkin useampia ehdokkaita kuin kyseiseltä vaalialueelta valitaan edustajia, äänestyslippu on mitätön niiltä osin kuin siihen on merkitty ylimääräisiä ehdokkaita.

Vaalituloksen laskenta ja vahvistaminen

Vaalilautakunta avaa vaaliasiakirjat ja suorittaa äänestyslippujen laskennan.

Vaalin vahvistamisesta on pidettävä pöytäkirjaa, johon merkitään kunkin ehdokkaan saama äänimäärä, mitättömien äänestyslippujen lukumäärä sekä vaalin tulos. Vaalilautakunta allekirjoittaa pöytäkirjan.

Vaalin tulos on viipymättä julkaistava pitämällä sen sisältävä pöytäkirja valitusosoituksineen nähtävänä 30 päivän ajan sekä ilmoittamalla vaalin tuloksesta seurakunnanvaltuustolle, seurakunnanneuvostolle sekä valituksi tulleille (KJ 86 §).

Vaalista ei tehdä valitusta, vaan oikaisuvaatimus normaalissa 14 päivän määräajassa.

OT 18.5.2011