Sisäisen valvonnan malliohje seurakunnille

1. Yleistä

Sisäisen valvonnan tehtävänä on varmistaa kohtuullisella varmuudella, että seurakunnan taloudellinen toiminta ja hallinto on hoidettu asiallisesti, laadukkaasti ja lainmukaisesti. Tavoitteena on seurakunnan avoin ja tuloksellinen toiminta ja hallinto. Sisäinen valvonta on osa seurakunnan johtamista. Hyvin hoidettu valvonta luo organisaatioon turvallisuutta ja lisää toiminnan ennustettavuutta.

Sisäisen valvonnan tehtävä:

• varmistaa seurakuntia koskevien lakien, säännösten ja ohjeiden noudattamisen,
• edistää toimintojen säännönmukaisuutta, tuottavuutta, taloudellisuutta ja vaikuttavuutta, - auttaa organisaatiota saavuttamaan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet
• antaa toimintamallin häiriötilanteissa
• antaa tosiasioihin perustuvaa tietoa toiminnasta ja taloudesta raportoinneissa
• estää resurssien menetyksiä, jotka aiheutuvat virheistä tai väärinkäytöksistä.

Sisäisen valvonnan tavoitteena on auttaa seurakunnan johtoa havaitsemaan seurakunnan toimintaan liittyvät riskit ja varmistaa, että ne pysyvät hyväksyttävällä tasolla. Riskillä tarkoitetaan kaikkea odottamatonta, mitä voi tapahtua, kun organisaatiossa toimitaan, hallinnoidaan ja tehdään päätöksiä. Jos toimintaan, talouteen ja tavoitteisiin liittyviä riskejä ei tiedosteta, niihin ei osata etukäteen varautua. Sisästä valvontaa suoritetaan erityisesti toiminnan ja hallinnon niillä alueilla, jonne ulkoinen valvonta ei ulotu tai sitä ei ole tarkoituksenmukaista toteuttaa.

2. Ulkoinen valvonta ja sisäinen valvonta

Seurakunnan ulkoisesta valvonnasta huolehtivat seurakunnanvaltuuston valitsemat tilintarkastajat (OKJ 118 §) jotka tarkastavat seurakunnan toiminnan ja talouden hyvän tilintarkastustavan mukaisesti.

Seurakunnan ulkoista valvontaa toteuttaa myös hiippakunnan piispa, joka kirkkojärjestyksen 72 §:n mukaan tekee tarkastuksen seurakunnan kokonaistoiminnasta vähintään joka viides vuosi, osatarkastuksen hän voi tehdä useamminkin. Tarkastusta voivat ehdottaa myös seurakunnan työntekijät, luottamushenkilöt tai seurakuntalaiset.

Seurakunnan sisäisestä valvonnasta huolehtivat seurakunnan luottamushenkilöt ja työntekijät tämän ohjeen mukaisesti. Tarvittavat sisäisen valvonnan toimielimet ja suorittajat valitsee seurakunnanvaltuusto. Valvonta toteutetaan sisäisenä tarkkailuna, tarkastuksina ja seurantana.

A. Sisäinen tarkkailu

Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa suunnittelun, delegoinnin, päätöksenteon, toimeenpanon ja seurannan tarkkailua. Sisäinen tarkkailu on nimenomaan johdon ja esimiesten tehtävä. Sen avulla varmistutaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan sovitulla tavalla ja tehokkaasti myönnettyjen voimavarojen puitteissa. Sisäisen tarkkailun avulla varmistetaan mm., että ohje- ja johtosäännöt ovat ajan tasalla, toimenkuvat ovat järkeviä, vaarallisia työketjuja ei ole taikka ne on tiedostettu.

B. Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus on suunnitelmallista valvontaa. Tarkastusta voi johtaa esim. seurakunnanneuvoston varapuheenjohtaja tai joku muu luottamushenkilö. Sisäistä tarkastusta on mm. rahavarojen, arvopaperien ja muun omaisuuden tarkastukset ja katselmukset sekä valtuuston päättämien tavoitteiden toteutumisen seuranta.

Päätökset sopimusten allekirjoitusoikeuksista, tositteiden hyväksymisoikeuksista, täsmäytykset sekä atk-järjestelmien ja niiden käytön valvonta ovat osa sisäistä tarkastusta. Eri kohteiden turvallisuustarkastukset voivat olla osa sisäistä tarkastusta. Sisäisestä tarkastuksesta laaditaan aina tarkastuskertomus. 

C. Sisäinen seuranta

Sisäinen seuranta tarkoittaa sitä, että kaikki luottamushenkilöt tarkkailevat ja arvioivat seurakunnan toimintoja sekä johtamis- ja hallinnointitapoja, ottavat kantaa heille esitettyihin tietoihin seurakunnan toiminnasta ja taloudesta sekä hoitavat omalta osaltaan tiedonkulkua seurakuntalaisten ja seurakunnan välillä.

D. Seurakunnanneuvoston rooli

Seurakunnanneuvoston tehtävänä on edistää seurakunnan hengellistä elämää, vastata seurakunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä seurakunnanvaltuuston päätösten valmistelusta, laillisuuden valvonnasta ja täytäntöönpanosta. Seurakunnanneuvosto valvoo seurakunnan etua, edustaa seurakuntaa ja käyttää sen puhevaltaa, jollei tässä laissa tai kirkkojärjestyksessä toisin säädetä. (Laki Suomen ortodoksisesta kirkosta 59 §) Seurakunnanneuvosto huolehtii sisäisen valvonnan järjestämisestä.

Jos seurakunnanneuvosto katsoo, että seurakunnanvaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai että valtuusto on ylittänyt toimivaltansa, taikka jos päätös on muuten lainvastainen, seurakunnanneuvoston on jätettävä päätös täytäntöön panematta. Asia on viipymättä saatettava valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. (em. laki 60 §)

Jos seurakunnanvaltuusto pysyy päätöksessään, seurakunnanneuvoston on saatettava kirkollishallituksen ratkaistavaksi, onko täytäntöön panemiselle laillista estettä. Kirkollishallitus ei saa ratkaista asiaa, ennen kuin oikaisuvaatimusaika valtuuston päätöksestä on kulunut. Seurakunnanneuvoston tehtävänä on yleisesti johtaa seurakunnan toimintaa ja toimia seurakunnan tehtävän toteuttamiseksi (OKJ 94 §)

Seurakunnanneuvosto tarkkailee hyväksyttyjen ohje- ja johtosääntöjen sekä tehtäväkuvissa vahvistettujen työnjakojen toteutumista. Kun hallintoelimelle ja työtekijälle on delegoitu päätösvaltaa, delegoijan velvollisuus on valvoa toimintaa.

E. Henkilöstön rooli sisäisessä valvonnassa 

Jokaisen seurakunnan esimiehenä on kirkkoherra. Kirkkoherra vastaa siitä, että pyhät toimitukset toimitetaan kirkon perinteen, kirkkojärjestyksen ja muiden kirkollisten sääntöjen mukaan. Kirkkoherran on huolehdittava seurakuntansa uskonnollisesta kasvattamisesta ja seurakuntansa jäsenten sielunhoidosta.

Kirkkoherra johtaa seurakunnan hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa tämän lain, kirkkojärjestyksen ja seurakunnan toimielinten päätösten mukaan. (em. laki 61 §)

Kirkkoherralla on keskeinen asema seurakunnan sisäisessä valvonnassa. Kirkkoherran tehtävänä on johtaa kirkkolain 61 § mukaista seurakunnan toimintaa. Kirkkoherra on seurakunnan hengellisessä työssä ja kirkkoherranvirastossa toimivan henkilöstön esimies. 

Seurakunnanneuvoston puheenjohtajana kirkkoherra valvoo lisäksi neuvoston päätösten noudattamista ja laillisuutta seurakunnan hallinnossa ja taloudenhoidossa.

F. Tilivelvollisen rooli sisäisessä valvonnassa

Tilivelvollisella on vastuu valvontatapojen muodostamisesta ja valvonnan jatkuvasta ylläpidosta toiminta-alueellaan.

Tilivelvollisella tarkoitetaan luottamushenkilöä tai työntekijää,

• joka päättää menoa tai tuloa koskevasta toimenpiteestä tai ottaa osaa sellaisen päätöksen tekemiseen
• joka hyväksyy maksettavaksi menon tai vastaanotettavaksi tulon
• jonka hallussa on seurakunnan rahavaroja tai muuta omaisuutta
• jonka tehtävänä on valvoa seurakunnan taloudellisia etuja, varojen hoitoa tai tilinpitoa

Tilivelvolliseksi ei kuitenkaan katsota seurakunnanvaltuuston jäsentä, ellei hän ole seurakunnanneuvoston jäsen, eikä tilintarkastajaa.

Seurakunnan tilivelvollisia ovat:

• seurakunnanneuvoston jäsenet
• kirkkoherra
• kirkkoherran sijainen sijaisuuden aikana
• mahdollinen kanslianhoitaja
• kirkkojen ja rukoushuoneiden isännöitsijät
• mahdollinen pääkirkon kassanhoitaja.

G. Luottamushenkilöiden rooli sisäisessä valvonnassa

Luottamushenkilöt hoitavat sisäistä valvontaa ottamalla kantaa seurakunnan strategioihin ja tavoitteisiin, tarkkailemalla seurakunnan toimintoja, analysoimalla heille annettuja tietoja toiminnasta ja taloudesta sekä arvioimalla seurakunnan päätöksentekotapoja. Tämän työn luottamushenkilöt tekevät mm. hyväksyessään seurakunnan talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman, ottamalla kantaa toiminnan ja talouden raportteihin tilivuoden aikana sekä hyväksyessään toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen.

H. Seurakuntalaisen rooli

Seurakuntalaiset edistävät sisäistä valvontaa toimintaan osallistujina ja toiminnan tarkkailijoina. Seurakuntalaiset arvioivat toiminnan määrää, laatua ja toimintatapoja. Lisäksi julkisuusperiaate ja muutoksenhakuoikeus lisäävät seurakunnan sisäistä valvontaa pelkällä olemassaolollaan.

I. Riskit ja riskilähtöinen valvonta

Toiminnassa ja taloudessa esiintyviä riskit kartoitetaan ja kullekin riskitekijälle etsitään tarkoituksenmukaisin ennalta estävä sisäisen valvonnan ratkaisu. 

Esimerkki: 

Riski: Kirkon tai rukoushuoneen myynti- ja kolehtituloja käytetään väärin

Ratkaisu: Pyhäkön myynti- ja kolehtituoton laskee ja tilityksen allekirjoittaa aina kaksi henkilöä. Myynnistä ja kannetuista kolehdeista saadut varat on tilitettävä viikon kuluessa palveluksesta seurakunnan tilille tai kirkkoherranvirastoon.

Riski: Myyntitarvikkeita katoaa

Ratkaisu: Myyntitarvikkeet pidetään lukitussa paikassa. Myyntitarvikkeet inventoidaan vuoden vaihtuessa ja myyntiä verrataan myyntitarvikeostoihin ja varastoon. Tarkastuksen ja inventoinnin varmentaa kaksi henkilöä.

3. Yhteenveto

Sisäisellä valvonnalla ei ole tarkoitus lisätä byrokratiaa. Paikalliset olosuhteet ja toimintatavat huomioiden tehdään vain ne toimenpiteet, joilla saavutetaan kohtuullinen varmuus toiminnan ja hallinnon asiallisuudesta ja lainmukaisuudesta. Seurakunnan tilintarkastaja on ulkopuolisena avainhenkilö antamaan lisäohjeita ja neuvoja. 

Tämä ohje on hyväksytty ............................ortodoksisen seurakunnan valtuustossa . .20__